«I miei preposti si sono aggiornati nel 2021. Siamo a posto per i prossimi cinque anni.» È una frase che sentiamo spesso nelle PMI, in fase di audit o di verifica delle scadenze. Dal 24 maggio 2025, tuttavia, quella certezza non regge più: con l’Accordo Stato-Regioni 17 aprile 2025, l’aggiornamento preposti è passato da quinquennale a biennale, con durata minima e modalità fissate in modo vincolante. Chi non ha ancora aggiornato lo scadenziario aziendale rischia di arrivare alla scadenza senza accorgersene — e, per molte PMI, il margine di tempo si sta assottigliando.
Cosa prevede la normativa sull’aggiornamento preposti
Il fondamento giuridico è l’art. 37, comma 7-ter del D.Lgs. 81/2008, introdotto dalla Legge n. 215/2021. Il testo è preciso: le attività formative dei preposti «devono essere svolte interamente con modalità in presenza e devono essere ripetute con cadenza almeno biennale e comunque ogni qualvolta reso necessario dall’evoluzione dei rischi o dall’insorgenza di nuovi rischi». La norma era già vigente dal 2021, tuttavia restava inapplicabile in pratica: mancava l’accordo attuativo che ne fissasse durata minima, contenuti e modalità di erogazione.
L’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 (Rep. atti n. 59/CSR) ha colmato quel vuoto. Pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 24 maggio 2025 (n. 119), ha reso l’obbligo biennale pienamente sanzionabile stabilendo, alla Parte III punto 1.2: durata minima 6 ore, erogazione esclusivamente in presenza fisica o videoconferenza sincrona, classe massima 30 partecipanti, frequenza minima al 90% delle ore, verifica finale con verbale obbligatorio. L’e-learning asincrono è esplicitamente escluso per questa figura. Lo stesso accordo ha inoltre portato la durata del corso base da 8 a 12 ore, riducendo contemporaneamente il limite di partecipanti per classe da 35 a 30.
Cosa cambia concretamente per la tua azienda
Da cinque anni a due: la nuova periodicità
La differenza non è solo numerica: è organizzativa. Un ciclo formativo quinquennale si pianifica con ampio anticipo e raramente richiede attenzione continua; un ciclo biennale, al contrario, impone una gestione attiva delle scadenze. Ogni preposto ha, di conseguenza, la propria data individuale di scadenza — non esiste un’unica scadenza aziendale valida per tutti. Il primo errore da evitare è quindi continuare a usare uno scadenziario basato sul quinquennio: probabilmente riporterà date sbagliate per la maggior parte dei preposti in azienda.
Per il credito formativo l’Allegato III dell’Accordo Stato-Regioni 17 aprile 2025 è chiaro: chi ha svolto l’aggiornamento da preposto (6 ore ogni 2 anni) ha credito totale sull’aggiornamento dei lavoratori. In pratica l’aggiornamento preposti sostituisce quello dei lavoratori (6 ore ogni 5 anni), che il preposto non deve ripetere. Non vale il contrario: l’aggiornamento da lavoratore non copre quello da preposto, per cui serve la frequenza del corso specifico. Resta fermo il vincolo di modalità: il corso da preposto deve essere in presenza o in videoconferenza sincrona, quindi un e-learning asincrono non è valido né come aggiornamento preposti né, di conseguenza, come credito.
Le scadenze transitorie: chi è a rischio oggi
L’Accordo Stato-Regioni preposti 2025 ha previsto un regime transitorio che distingue due categorie, in base alla data dell’ultimo aggiornamento di ciascun preposto:
- Formazione o aggiornamento anteriore al 24 maggio 2023: scadenza fissa al 24 maggio 2026, indipendentemente da quando è avvenuto il corso. Il biennio di riferimento parte dall’entrata in vigore dell’accordo, non dalla data del corso.
- Aggiornamento tra il 24 maggio 2023 e il 23 maggio 2025: scadenza biennale individuale, calcolata dalla data esatta dell’ultimo corso. Chi si è aggiornato, per esempio, il 26 maggio 2023, aveva scadenza il 26 maggio 2025 — già superata da mesi.
Di conseguenza, ottobre 2026 è un momento critico per molte aziende: chi si è aggiornato nel secondo semestre del 2023 o nel corso del 2024 ha con ogni probabilità già superato la propria scadenza biennale individuale. Verificare la posizione di ogni preposto non è quindi un’attività da rimandare.
Il corso e-learning: l’errore più costoso
Con la diffusione delle piattaforme FAD, molte aziende hanno preso l’abitudine di assolvere gli obblighi formativi in e-learning asincrono, con evidenti vantaggi di tempo e costi. Per i preposti, tuttavia, questa soluzione non è mai stata valida — né prima né dopo il 24 maggio 2025, in virtù dell’art. 37, comma 7-ter vigente già dal 2021. Di conseguenza, se un preposto ha completato un aggiornamento su piattaforma e-learning registrata, quel corso è privo di valore legale e l’obbligo formativo resta inadempiuto.
La videoconferenza sincrona — Zoom, Teams, Google Meet — è invece equiparata alla presenza fisica dall’ASR 2025, a condizione che la sessione avvenga in tempo reale con docente e partecipanti visibili, che si produca un registro delle presenze con orari e un verbale di verifica finale scritto e firmato. In caso di ispezione INL, questi documenti sono tra i primi richiesti: senza di essi, anche un corso effettivamente svolto può perdere valore probatorio.
Le sanzioni: responsabilità interamente a carico del datore
Il datore che non garantisce l’aggiornamento preposti nei tempi e nelle modalità previste risponde ai sensi dell’art. 55 D.Lgs. 81/2008 con arresto da 2 a 4 mesi oppure ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro, per ogni preposto non in regola. La responsabilità è interamente in capo al datore di lavoro: è lui che deve organizzare il corso e che risponde penalmente dell’inadempimento, anche nel caso in cui il preposto non fosse disponibile nelle date proposte o non si fosse presentato.
Come adeguarsi: i passi operativi
Per gestire correttamente l’aggiornamento preposti in azienda, questi sette passi sono il punto di partenza concreto:
- Estrai le date dal registro formativo. Per ogni preposto, individua la data esatta dell’ultimo aggiornamento o del corso base iniziale, se non è mai stato aggiornato dopo la nomina.
- Classifica ogni preposto. Ante 24/05/2023 → scadenza 24/05/2026. Dal 24/05/2023 in poi → scadenza = data corso + 2 anni esatti. Verifica subito chi è già fuori norma.
- Controlla la nomina formale. Ogni preposto deve essere nominato con atto scritto. Senza nomina, il ruolo non è tracciabile e la responsabilità del datore è indifendibile in caso di ispezione.
- Aggiorna lo scadenziario aziendale. Elimina tutte le voci con cadenza quinquennale e sostituiscile con il biennio calcolato dall’ultimo aggiornamento di ciascuno.
- Verifica le modalità del corso già prenotato. Se il fornitore eroga in e-learning asincrono, quel corso non è valido per i preposti: annulla e cerca un’alternativa in presenza o in videoconferenza sincrona.
- Prenota con almeno 60 giorni di anticipo. Con molte PMI in scadenza al 24 maggio 2026, i calendari si riempiranno tra gennaio e aprile: chi aspetta l’ultimo momento rischia concretamente di non trovare date utili prima della scadenza.
- Conserva il fascicolo completo. Attestato, registro presenze con orari, verbale di verifica finale. Ogni documento deve essere disponibile immediatamente in caso di controllo ispettivo.
Verifica le scadenze preposti 2026: come può aiutarti Studio-IT
Se vuoi verificare le scadenze preposti 2026 nella tua azienda o organizzare il corso di aggiornamento preposti, Studio-IT gestisce l’intero percorso: dall’analisi del registro formativo alla consegna degli attestati, in presenza o in videoconferenza sincrona, con tutta la documentazione in regola. Contattaci per un’analisi gratuita della tua situazione.
Domande frequenti
L’aggiornamento biennale dei preposti assorbe quello dei lavoratori?
Sì. Secondo l’Allegato III dell’ASR 17/04/2025 l’aggiornamento svolto come preposto dà credito totale sull’aggiornamento lavoratori: il preposto in regola con il proprio aggiornamento biennale (6 ore, in presenza o in videoconferenza sincrona) non deve fare anche le 6 ore quinquennali da lavoratore. Il credito è a senso unico: l’aggiornamento lavoratori non sostituisce quello preposti.
Un preposto con formazione scaduta può continuare a operare?
Non esiste una sospensione automatica delle funzioni. Tuttavia, il datore di lavoro è già sanzionabile nel momento in cui la scadenza è superata. Inoltre, in caso di infortuni, la mancata formazione aggrava in misura significativa la posizione penale del datore: per questo motivo conviene adeguarsi prima, non dopo un evento avverso.
La videoconferenza sincrona è davvero equivalente alla presenza fisica?
Sì. L’ASR 17/04/2025 la equipara esplicitamente alla presenza fisica. Le condizioni da rispettare sono: sessione in tempo reale, docente e partecipanti visibili, registro presenze con orari, verbale di verifica finale. L’e-learning asincrono — quello che si segue in autonomia, senza interazione diretta — resta invece vietato in ogni caso per i preposti.
L’obbligo vale anche nelle microimprese con pochi dipendenti?
Sì. L’art. 37, comma 7-ter del D.Lgs. 81/2008 non prevede soglie dimensionali. Se nell’azienda è presente una figura che coordina o supervisiona altri lavoratori — anche in un’impresa con tre soli dipendenti — l’obbligo formativo si applica integralmente, indipendentemente dal numero di addetti.