Ogni anno, centinaia di piccole imprese italiane ricevono un verbale dell’Ispettorato del Lavoro per un motivo che non si aspettavano: non per l’infortunio in sé, ma per non aver rispettato i termini della denuncia infortuni INAIL. È una violazione autonoma, con le sue scadenze e le sue sanzioni — completamente separata da qualunque altro procedimento legato all’evento.
Il dato più frequente che emerge nelle verifiche ispettive è questo: il titolare teneva ancora aggiornato il vecchio registro cartaceo degli infortuni, convinto di essere in regola. Peccato che quel registro sia stato abolito dal 23 dicembre 2015. Sono passati oltre dieci anni, eppure l’errore si ripete — con conseguenze economiche concrete.
Cosa prevede la normativa sulla denuncia infortuni INAIL
Il riferimento normativo di base è l’art. 53 D.P.R. 30 giugno 1965, n. 1124, profondamente modificato dal D.Lgs. 14 settembre 2015, n. 151. Concretamente, la regola è precisa: per ogni infortunio con prognosi superiore a tre giorni, il datore di lavoro deve trasmettere la denuncia telematicamente entro 48 ore dalla ricezione del numero identificativo del certificato medico.
Il medico o la struttura sanitaria trasmettono il certificato direttamente all’INAIL per via telematica. Di conseguenza, il lavoratore riceve un numero identificativo da comunicare al datore. Il termine delle 48 ore non decorre dalla data dell’infortunio, né dalla fine della prognosi: parte dal momento esatto in cui il datore riceve quel codice.
Per infortuni mortali o con pericolo di morte, l’art. 53 dello stesso decreto abbassa il termine a 24 ore dall’infortunio — in questi casi il conteggio non decorre dal certificato, ma dall’evento stesso. L’obbligo di comunicazione all’autorità di pubblica sicurezza, previsto dall’art. 54, è assolto automaticamente dall’INAIL tramite il sistema telematico dal 2016: il datore non deve effettuare una comunicazione separata alla questura.
Per infortuni da uno a tre giorni (escluso il giorno dell’evento), infine, non scatta la denuncia assicurativa ma una comunicazione a fini statistici tramite il servizio «Comunicazione di infortunio» su MyINAIL. Le due cose sono distinte: confonderle è uno degli errori più comuni nelle PMI.
Cosa cambia concretamente per la tua azienda
Conoscere la norma è necessario, ma non sufficiente. Per le PMI il nodo vero è tradurre gli obblighi in procedure operative: i tre punti che seguono coprono le aree dove gli errori costano di più — dal calcolo corretto del termine alle sanzioni, fino agli equivoci più diffusi.
Il termine 48 ore infortuni: da dove si conta
Il punto critico, in pratica, è capire da dove si conta il tempo. Il termine 48 ore infortuni non decorre dall’evento, ma dalla ricezione del numero identificativo del certificato medico da parte del datore di lavoro.
Un esempio concreto chiarisce la portata pratica. Un operaio edile si infortuna alla mano lunedì. Il medico del pronto soccorso trasmette il certificato — 8 giorni di prognosi — martedì mattina. Il lavoratore comunica il numero identificativo al datore martedì pomeriggio. Le 48 ore scattano da quel momento: la denuncia deve arrivare su MyINAIL entro giovedì pomeriggio. Non venerdì, non a fine settimana.
Il datore, quindi, non può aspettare passivamente. Conviene avvisare subito il lavoratore di comunicare il numero identificativo non appena lo riceve dalla struttura sanitaria, e registrare data e ora di quella comunicazione. In caso di contestazione, quella registrazione è la prova che il termine è partito correttamente. L’art. 52 D.P.R. 1124/1965 precisa, inoltre, che un ritardo nella consegna del numero identificativo ricade sul lavoratore — non sull’azienda — purché il datore si attivi entro 48 ore dalla ricezione effettiva.
Vale lo stesso per gli infortuni in itinere, cioè quelli che accadono durante il tragitto casa-lavoro. Molte PMI ignorano questo punto, convinte che gli eventi fuori dall’azienda non ricadano sui propri obblighi. Al contrario: stessi termini, stesse sanzioni, stesso portale.
Sanzioni omessa denuncia: quanto costa il ritardo
Le sanzioni per omessa o tardata denuncia infortuni INAIL sono definite nell’art. 53 D.P.R. 1124/1965 e chiarite dalla Circolare INAIL n. 24 del 9 settembre 2021. Nello specifico, l’importo va da un minimo di 1.290 euro a un massimo di 7.745 euro (importi in vigore dal 2007, invariati secondo le fonti disponibili al 12 ottobre 2026).
Il meccanismo sanzionatorio prevede però una via d’uscita. Quando l’Ispettorato emette la diffida obbligatoria ai sensi dell’art. 13 c. 2 D.Lgs. 124/2004, il datore ha 15 giorni per ottemperare. Se lo fa, paga la sanzione minima di 1.290 euro. Senza ottemperanza, la sanzione scala da 2.580 euro fino al massimo di 7.745 euro.
Esiste inoltre la cosiddetta «diffida ora per allora»: chi ha già trasmesso la denuncia tardivamente, ma prima di ricevere la diffida, è ammesso ugualmente al pagamento della sanzione minima. Tuttavia, questa opportunità si attiva solo agendo in tempo. Chi ignora la diffida subisce la sanzione piena.
Un aspetto fondamentale da sottolineare: la sanzione è autonoma. Anche se l’infortunio è risultato indennizzabile e l’azienda ha rispettato ogni obbligo di sicurezza, un ritardo nella denuncia genera comunque il verbale. La gestione dell’infortunio e la sua denuncia all’INAIL corrono su binari separati.
Gli errori più frequenti nelle PMI
Secondo la Relazione annuale INAIL 2025, lo scorso anno sono state presentate oltre 600.000 denunce di infortuni, con 1.198 casi mortali e più di 104.000 infortuni in itinere. Dietro questi numeri si nasconde una quota consistente di violazioni procedurali — spesso non per malafede, ma per aggiornamenti normativi non recepiti.
I tre errori più ricorrenti nelle PMI sono i seguenti:
- Tenere ancora il registro cartaceo. Abolito dal 23 dicembre 2015, non ha più alcun valore giuridico. Aggiornarlo, convinti di essere in regola, equivale a non aver effettuato la denuncia.
- Calcolare le 48 ore dalla data dell’infortunio invece che dalla ricezione del numero identificativo del certificato. In pratica, questo anticipa il punto di partenza del conteggio — e basta un calcolo sbagliato per scivolare in violazione.
- Non denunciare gli infortuni in itinere. L’infortunio durante il tragitto casa-lavoro rientra negli stessi obblighi degli infortuni sul luogo di lavoro, con i medesimi termini e le medesime sanzioni.
A questi tre si aggiunge un errore più sottile: omettere la denuncia perché si ritiene l’infortunio non indennizzabile o causato da comportamento imprudente del lavoratore. In altri termini, il datore anticipa il giudizio che spetta all’INAIL. L’obbligo sussiste indipendentemente da quella valutazione.
Come adeguarsi: i passi operativi
- Appena accade l’infortunio: avvisare subito il lavoratore di comunicare il numero identificativo non appena lo riceve dalla struttura sanitaria. Registrare data e ora di quella comunicazione.
- Verificare la prognosi: se supera i tre giorni, scatta la denuncia assicurativa entro 48 ore; se è da uno a tre giorni, si tratta di una comunicazione statistica su MyINAIL. Procedure diverse — errore frequente confonderle.
- Accedere a MyINAIL (www.inail.it) con le credenziali aziendali o tramite consulente del lavoro delegato. L’obbligo denuncia telematica MyINAIL è l’unica forma valida: non esistono alternative cartacee né trasmissioni via fax o posta ordinaria.
- Per infortuni mortali o con pericolo di morte: trasmettere la denuncia all’INAIL entro 24 ore (art. 53 D.P.R. 1124/1965). L’obbligo di comunicazione all’autorità di pubblica sicurezza è assolto automaticamente dall’INAIL tramite il sistema telematico: non è necessaria una comunicazione separata alla questura.
- Conservare la ricevuta telematica di ogni denuncia come prova di avvenuta trasmissione nei termini. In caso di contestazione, è l’unico documento che conta.
- In caso di diffida INAIL: non ignorarla. Valutare con il consulente se si applica la «diffida ora per allora» e, se pertinente, pagare entro 15 giorni per accedere alla sanzione minima di 1.290 euro.
Se non sei sicuro di avere la procedura sotto controllo — o se in azienda si usa ancora il registro cartaceo — il momento giusto per verificare è adesso, non dopo il primo verbale. Studio-IT affianca le PMI nella gestione corretta degli adempimenti INAIL, dalla verifica della procedura di denuncia fino all’audit completo degli obblighi di sicurezza. Contattaci per un primo confronto gratuito senza impegno.
Domande frequenti
Da quando decorrono esattamente le 48 ore?
Dal momento in cui il datore riceve il numero identificativo del certificato medico dal lavoratore. Non dalla data dell’infortunio, non dalla fine della prognosi. Di conseguenza, è fondamentale registrare subito data e ora di quella comunicazione: in caso di contestazione, è la prova che il termine è partito correttamente.
L’obbligo denuncia telematica MyINAIL vale anche per le piccole imprese?
Sì, senza eccezioni. L’obbligo si applica a qualunque datore di lavoro soggetto alla disciplina INAIL, indipendentemente dal numero di dipendenti o dal settore. Non esistono soglie dimensionali che esentino dalla procedura telematica obbligatoria.
Se penso che l’infortunio non sia indennizzabile, devo comunque fare la denuncia infortuni INAIL?
Sì. L’obbligo è autonomo e prescinde dall’indennizzabilità, dalla causa e dalle circostanze dell’evento. La valutazione sull’indennizzabilità spetta all’INAIL. Anticiparla omettendo la denuncia espone comunque alla sanzione, anche se poi l’INAIL avesse rigettato la domanda.
Cosa succede se il lavoratore tarda a darmi il numero del certificato?
Il termine delle 48 ore parte dalla ricezione effettiva del numero identificativo. Se il lavoratore tarda a comunicarlo, il datore non è responsabile del ritardo — purché si attivi entro 48 ore dal momento in cui lo riceve effettivamente. Tuttavia, conviene sollecitare il lavoratore immediatamente dopo l’infortunio, senza aspettare che si faccia vivo da solo.