Hai formato i tuoi dipendenti nel 2021, hai gli attestati in cartella, il DVR è aggiornato. Tutto a posto? Non necessariamente. L’aggiornamento formazione sicurezza non segue una logica a timer unico: ogni figura professionale ha la sua cadenza e quelle cadenze non sono sincronizzate tra loro. Il risultato è che due persone formate nello stesso mese possono avere scadenze distanti di tre anni: senza uno scadenzario nominale, lo sfasamento resta invisibile fino all’ispezione.
Cosa prevede la normativa sull’aggiornamento formazione sicurezza
Il riferimento di base è l’art. 37 del D.Lgs. 81/2008, che impone formazione periodica per ogni lavoratore. Le cadenze specifiche, tuttavia, sono fissate dall’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 (Rep. atti 59/CSR, GU n. 119 del 24/05/2025), entrato in vigore il 24 maggio 2025. Dal 24 maggio 2026, scaduto il periodo transitorio di 12 mesi, ogni nuovo corso o aggiornamento deve seguire esclusivamente il nuovo accordo.
Le cadenze per figura sono le seguenti:
| Figura | Formazione iniziale | Aggiornamento |
|---|---|---|
| Lavoratori | 4h generale + 4/8/12h specifica (basso/medio/alto) | 6 ore ogni 5 anni |
| Preposti | 12 ore — solo in presenza o videoconferenza sincrona | 6 ore ogni 2 anni |
| Dirigenti | 12 ore | 6 ore ogni 5 anni |
| DL-RSPP | 24 ore (16h modulo DL + 8h modulo RSPP) | 8 ore ogni 5 anni |
| RLS | 32 ore | 4h/anno (15-50 dip.) — 8h/anno (oltre 50) |
Il dato operativamente più rilevante è la colonna dell’aggiornamento: i preposti si aggiornano ogni due anni, mentre lavoratori e dirigenti ogni cinque. In altre parole, due figure formate nella stessa sessione possono ritrovarsi con scadenze distanziate di tre anni. Ignorare questo sfasamento è il modo più rapido per compromettere un piano di aggiornamento formazione sicurezza che sembrava in regola.
Cosa cambia concretamente per la tua azienda dopo l’Accordo Stato-Regioni 2025
Il problema non è conoscere le scadenze in astratto, ma gestirle quando riguardano persone diverse con orologi che scorrono in modo asincrono.
Considera un caso concreto. Un preposto e un lavoratore vengono formati entrambi a marzo 2022. Il lavoratore scade nel marzo 2027. Il preposto, invece, era già in scadenza nel marzo 2024 — per effetto dell’obbligo biennale introdotto dalla L. 215/2021 e confermato dall’ASR 2025. Di conseguenza, un datore di lavoro che verifica le scadenze solo in base alla rotazione quinquennale dei lavoratori, ha il preposto fuori norma da anni senza saperlo.
L’Accordo Stato-Regioni 2025 ha inoltre ridisegnato alcune durate iniziali. I preposti passano da 8 a 12 ore di formazione iniziale. I dirigenti, al contrario, scendono da 16 a 12 ore. I corsi già completati secondo i vecchi accordi restano validi: la scadenza decorre dalla data di completamento, non dall’entrata in vigore del nuovo accordo. Quindi un attestato del 2019 non si azzera con il 2025 — scade comunque secondo la cadenza della figura, a partire dalla data originale.
Sul tema della scadenza aggiornamento preposti, l’ASR 2025 vieta esplicitamente la formazione a distanza asincrona (FAD) per questa figura, sia per la formazione iniziale sia per l’aggiornamento. Sono ammesse solo la presenza fisica in aula o la videoconferenza sincrona. Un corso e-learning completato da un preposto dopo il 24 maggio 2025 non è riconosciuto come valido e non conta ai fini dell’adempimento.
Le sanzioni: non una multa, ma un reato contravvenzionale
La violazione dell’art. 37 D.Lgs. 81/2008 — aggiornamento mancato incluso — è sanzionata dall’art. 55 comma 5 lett. c) con arresto da 2 a 4 mesi oppure ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro (importi aggiornati ISTAT). Non si tratta di una sanzione amministrativa, bensì di un reato contravvenzionale, con possibile iscrizione del datore nel registro degli indagati.
I moltiplicatori dell’art. 55 comma 6-bis rendono il quadro ancora più severo: se i lavoratori non formati superano 5, la sanzione raddoppia; se superano 10, triplica. Per una PMI con 12 dipendenti non aggiornati, l’ammenda massima arriva teoricamente a circa 22.000 euro (7.403,96 euro triplicati per effetto del c. 6-bis). Dal 2021, inoltre, la mancata formazione può attivare la sospensione operativa del lavoratore non formato ai sensi dell’art. 14 D.Lgs. 81/2008 — con l’obbligo di corrispondere comunque la retribuzione per l’intero periodo di sospensione.
Come adeguarsi: gestire l’aggiornamento formazione sicurezza passo per passo
Tenere sotto controllo le scadenze multiple dell’aggiornamento formazione sicurezza non richiede un gestionale complesso: richiede metodo. Ecco i sei passi operativi essenziali.
- Costruisci subito uno scadenzario nominale. Ogni persona deve avere un record: nome, ruolo, data di completamento del corso, data di scadenza. Un foglio Excel con la colonna data scadenza ordinata in modo crescente è il minimo funzionale per un scadenzario formazione sicurezza aziendale. In pratica, è l’unico strumento che rende visibili scadenze che altrimenti decorrono in silenzio.
- Controlla prima di tutto i preposti. La cadenza biennale è quella con più probabilità di essere già scaduta. Chi ha completato la formazione da preposto nel 2022 o prima era già in scadenza nel 2024. Verifica queste posizioni prima che lo faccia un ispettore.
- Imposta alert anticipati a 90 e 60 giorni. Un promemoria su Google Calendar o Outlook, per ogni persona con le proprie date, è sufficiente per non farsi cogliere di sorpresa. L’alert deve arrivare prima della scadenza, non dopo.
- Escludi la FAD per i preposti. Prima di acquistare un corso, richiedi conferma scritta al fornitore che l’erogazione avvenga in presenza o in videoconferenza sincrona. Un attestato e-learning asincrono per un preposto non è valido e non costituisce adempimento.
- Verifica che ogni corso includa la verifica finale. Dall’entrata in vigore dell’ASR 2025, ogni percorso deve prevedere una verifica finale: almeno 30 domande per la formazione iniziale, almeno 10 per i corsi di aggiornamento, con soglia al 70% di risposte corrette in entrambi i casi. Senza superamento della verifica, il percorso non è considerato completato e l’attestato non è valido.
- Non dimenticare l’RLS: è la scadenza più frequente. Nelle aziende da 15 a 50 dipendenti l’RLS si aggiorna ogni anno con 4 ore. Oltre i 50 dipendenti, 8 ore annue. Per questo motivo, è la scadenza più spesso trascurata: non si allinea a nessun’altra figura e sparisce facilmente dagli scadenzari costruiti per ruolo generico anziché per persona.
Per verificare quali figure nella tua azienda hanno già superato la data di scadenza e costruire un piano di rientro, contattaci per un audit formativo: analizziamo le posizioni di ogni ruolo e definiamo insieme le date precise.
Domande frequenti
I corsi completati prima del 24 maggio 2025 sono ancora validi?
Sì. I corsi conformi agli accordi previgenti (2011, 2012, 2016) restano validi e vengono computati ai fini delle scadenze. La data di scadenza si calcola dalla data di completamento del corso, non dall’entrata in vigore dell’ASR 2025. Il prossimo aggiornamento, tuttavia, dovrà seguire il nuovo accordo — inclusa la verifica finale obbligatoria e il tracciamento presenze verificabile.
Un lavoratore promosso a preposto deve rifare la formazione da zero?
Non da zero. La formazione da lavoratore già completata vale come prerequisito. Tuttavia, prima di esercitare la funzione di preposto, la persona deve completare le 12 ore di formazione specifica previste dall’ASR 2025 per quella figura. Il vecchio attestato da lavoratore non è sufficiente per coprire il ruolo di preposto: le due figure hanno percorsi distinti e non interscambiabili.
Cosa succede se durante un’ispezione emerge un attestato scaduto?
L’ispettore verifica attestati con data di rilascio e scadenza, registro formazione e DVR. Se il corso risulta scaduto, scatta la contestazione per violazione dell’art. 37 D.Lgs. 81/2008, con possibile applicazione delle sanzioni dell’art. 55 (reato contravvenzionale). Se i lavoratori non in regola superano 5, la sanzione raddoppia automaticamente. Può inoltre scattare la sospensione operativa dei lavoratori non formati ai sensi dell’art. 14 — con obbligo retributivo a carico del datore per l’intero periodo.
Conoscere le sanzioni è il punto di partenza. Evitarle è più semplice: basta uno scadenzario nominale aggiornato e un fornitore che conosce le regole dell’ASR 2025.